Conseil des sages de la ville d'Arles Instance de démocratie participative

Réglement intérieur

Article 1 – Objet
Le Conseil est une instance consultative d’études et de propositions sur tous les aspects de la vie de la commune d’Arles. Il s’inspire des principes contenus dans la Charte dite de Blois notamment pour ce qui est de la démocratie participative de proximité.

Article 2 – Dénomination
La dénomination de cette instance est : Conseil des sages de la ville d’Arles.

Article 3 – Lieu
Le siège du Conseil est : Hôtel de Ville – 13200 Arles.
La salle de réunion du Conseil se situe à l’Espace Léon-Blum – Arles.
Les Assemblées plénières se tiennent en Mairie d’Arles.

Article 4 – Cadre réglementaire
La création et la pérennité du Conseil relèvent de la volonté municipale.

Article 5 – Composition
Le Conseil est composé de personnes de plus de 55 ans habitant la commune d’Arles.
Il doit refléter dans sa composition la nature particulière de la commune d’Arles faite de quartiers, de hameaux et de villages, en tenant compte de la parité entre hommes et femmes.
Il est composé de 45 conseillers, nombre égal à celui des Conseillers municipaux de la Ville d’Arles, et de suppléants dont le nombre ne peut être supérieur à dix.
En cas d’empêchement un conseiller titulaire peut donner mandat écrit à un suppléant de le représenter. Le mandataire aura les mêmes attributions que le mandant.
Les suppléants sont convoqués aux Assemblées plénières.
Au début de chaque mandat, les sièges vacants seront occupés par des conseillers désignés par la Ville à partir de candidatures écrites motivées.
Chaque conseiller reçoit une copie du Règlement intérieur et de la liste nominative des membres composant le Conseil.

Article 6 – Durée du mandat
Le mandat est fixé à 6 ans à l’instar de celui des Conseillers municipaux.
Tout conseiller sortant, titulaire ou suppléant désirant présenter sa candidature au prochain mandat doit l’adresser par écrit au Président au moins trois mois avant l’échéance du mandat.
Les sièges vacants, suite à des démissions, radiations ou décès sont pourvus lors de la séance de l’assemblée plénière qui suit la constatation de la vacance. Ils sont attribués aux membres suppléants par ordre d’ancienneté de nomination.

Article 7 – Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd :

  • par la démission adressée par lettre recommandée au Président du Conseil et au Maire ;
  • par la radiation pour absences injustifiées répétées ou pour motif grave.

La radiation est prononcée par l’Assemblée plénière sur requête du Président du Conseil ou du Maire, le conseiller étant invité à fournir des explications à l’Assemblée plénière,
par le décès.

Article 8 – Présidence
L’Assemblée plénière élit un Président et un Vice-président pour une durée de 3 ans renouvelable.
Ceux-ci sont assistés par un représentant du Conseil Municipal désigné par le Maire.

Article 9 – Comité de Pilotage
Le Comité de pilotage est constitué du Président et du Vice -Président du Conseil et de quatre conseillers choisis par le Président.
Il expédie les affaires urgentes dans l’intervalle des séances du Conseil des Référents.

Article 10 – Conseil des Référents
Il est constitué du Président et du Vice Président du Conseil et de tous les référents de commissions.
Peut y être invitée toute personne possédant des compétences pouvant être utiles à la réalisation d’une étude ou au fonctionnement du Conseil.
Le rôle du Conseil des Référents est :

  • d’entendre chaque référent présenter l’avancement des travaux de sa commission ;
  • d’émettre un avis sur l’ensemble des dossiers en cours ;
  • de recevoir les saisines émanant du Conseil municipal et de les confier aux commissions concernées ;
  • d’étudier toute proposition d’auto saisine qui lui est soumise et, en cas de validation, de la confier à la commission adéquate ;
  • de débattre des affaires en cours transmises par le Comité de Pilotage.

Article 11 – Assemblée plénière
Tous les conseillers, titulaires et suppléants sont convoqués aux Assemblées plénières qui se tiennent à l’Hôtel de Ville sous la présidence du Maire et du Président du Conseil.
La périodicité des séances est fonction des nécessités ou de l’avancement des travaux. Elle ne saurait être supérieure à 3 mois.
Pour toute question soumise au vote le quorum est de 50% ( au moins 26 conseillers titulaires présents ou représentés).Si le quorum n’est pas atteint, la date de l’assemblée est repoussée d’au moins quinze jours et se tiendra sans quorum.
Le vote à main levée est autorisé.
Requis par dix conseillers présents ou représentés le vote à bulletin secret est obligatoire.
Les votes par correspondance et par procuration ne sont pas autorisés.
L’ordre du jour établi par le Conseil des référents est fixé par le Maire sur proposition du Président du Conseil.
Les convocations comportant l’ordre du jour sont adressées par courriel ou courrier aux conseillers titulaires et suppléants au moins quinze jours avant la date de la séance.
Les séances sont publiques.

Article 12 – Commissions
Quatre commissions composées d’au moins 5 conseillers sont constituées.
D’autres commissions pourront être crées en cas de nécessité. La création de commission devra être soumise par le Conseil des Référents à l’approbation de l’Assemblée plénière.
Sous l’autorité de conseillers appelés Référents, nommés par le Président sur proposition de la commission, elles étudient les dossiers qui leur sont confiés.
Dans la conduite des travaux de leur commission, les conseillers dûment mandatés et en ayant au préalable informé le Président du Conseil peuvent solliciter toutes les informations utiles auprès des cadres administratifs et techniques de la Mairie d’Arles.

Article 13 – Comptes rendus
La responsabilité de la rédaction des comptes rendus de réunions (commission, comité de pilotage et assemblée plénière) incombe aux référents pour les commissions et au Président pour les autres.
Les comptes rendus sont transmis à la secrétaire du Conseil qui les adresse à tous les conseillers titulaires et suppléants, par courriel ou courrier, dans un délai n’excédant pas huit jours à compter de la date de la réunion.

Article 14 – Communication

  • la communication interne est confiée à la Commission Ressources d’informations via la parution trimestrielle du « Trait d’Union » ;
  • la communication externe est du ressort du Comité de Pilotage via le site interne du Conseil.

Article 15 – Saisine
Le Conseil peut engager ses travaux selon deux modalités :

  • lorsqu’il est saisi d’une lettre de mission de la Municipalité ;
  • lorsqu’il se saisit directement d’un sujet sur lequel il entend conduire une réflexion et, éventuellement, soumettre un projet à la Municipalité.

Dans les deux hypothèses les membres de la commission en charge du dossier veilleront à privilégier l’intérêt général de leurs études en mettant leur expérience au service de l’ensemble de la collectivité.

Article 16 – Procédure
La commission travaille sur un sujet dont elle a été saisie.
Ses travaux terminés, elle présente le dossier finalisé au Conseil des Référents, qui l’accepte ou le repousse.
En cas d’acceptation du dossier, le Conseil des Référents le présente pour approbation à l’Assemblée plénière.
Approuvé, le Président du Conseil remet le dossier à l’élu délégué au Conseil qui le soumettra au Bureau municipal.

Article 17 – Participation des conseillers
Il est souhaitable que chaque conseiller fasse partie d’au moins une commission.
Trois absences consécutives injustifiées aux séances de l’Assemblée plénière entraînent la radiation du conseiller. Il est pourvu à son remplacement lors de la prochaine assemblée plénière.
Toute démarche individuelle conduite par un conseiller non mandaté sera considérée comme une faute grave.

Article 18 – Neutralité et devoir de réserve
Les conseillers doivent veiller, dans l’exercice de leur mandat, à observer la plus grande neutralité et doivent s’abstenir de faire état de leurs opinions politiques, syndicales ou religieuses.
Les conseillers doivent s’astreindre à un devoir de réserve et à garder confidentiels toute information et document qu’ils auront à connaître dans le cadre de leur mission.
Leur est interdite toute communication extérieure sur les conclusions de leurs travaux tant que la Municipalité ne les a pas validées.
Toute utilisation du fichier du Conseil à des fins personnelles est interdite.
Tout manquement à ces devoirs sera considéré comme faute grave.

Article 19 – Secrétariat administratif
La Municipalité met à la disposition du Conseil les moyens administratifs et autres nécessaires à son fonctionnement : secrétaire administrative, bureau – téléphone – accès internet – reprographie – salle de réunion – parc automobile …
Outre l’exécution des tâches courantes la secrétaire assiste à toutes les réunions ( commissions, conseil des référents, assemblée plénière…)
Elle est chargée de l’envoi des comptes rendus de réunions à tous les conseillers.

Article 20 – Modification du Règlement Intérieur
Le présent règlement peut être modifié suite à la proposition du Conseil des Référents ou à la demande écrite signée par au moins le tiers des conseillers titulaires (15).
La modification proposée, adressée au Président du Conseil, sera soumise au vote d’une Assemblée plénière comportant cette question à l’ordre du jour.
Cette modification sera validée si elle obtient la majorité relative des suffrages.

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